Obecné informace o zpracování osobních údajů

  Základní umělecká škola Otrokovice, Školní 806, 765 02 Otrokovice, IČO 0039311  je příspěvkovou organizací Zlínského kraje, který je jejím zřizovatelem.

Úvod

Jestliže vaše děti navštěvují naši školu, poskytujete nám jako správci osobních údajů osobní údaje dětí, a to z toho důvodu, abychom jim mohly řádně poskytovat vzdělávání podle příslušných právních předpisů, a taktéž i provozovat další činnosti, které s výchovou a vzděláváním dětí souvisí. V tomto interním dokumentu Základní umělecké školy Otrokovice se můžete přehledně seznámit, jakým způsobem nakládáme s osobními údaji, jaké osobní údaje shromažďujeme a proč je shromažďujeme a to vše dle platných závazných dokumentů.

V naši škole se snažíme disponovat jen s těmi osobními údaji, které jsou nezbytné pro naši činnost a poskytování vzdělávání. Ve většině případů s informacemi zacházíme proto, že plníme určitou zákonnou povinnost. V této oblasti jsou prioritou zejména předpisy upravující školství. Ve výjimečných případech se může stát, že pro zpracování určitých osobních údajů si musíme vyžádat váš souhlas.

Pro snadnější orientaci v prostředí ochrany osobních údajů, máte možnost kontaktovat stanoveného pověřence, prostřednictvím tel. kontaktu, nebo emailem (údaje jsou k dispozici veřejnosti na webových stránkách školy). Pověřencem v oblasti ochrany osobních údajů může být pouze osoba odborně způsobilá a znalá dané problematiky prostřednictvím získávání aktuálních informací v rámci školení a odborných akreditovaných seminářů. Pověřenec naší školy dohlíží na řádné zacházení s osobními údaji, má za úkol radit správci údajů, jak nejlépe dodržovat řádně principy pro ochranu osobních údajů a informuje zákonné zástupce o jejich právech a povinnostech v otázkách osobních údajů ve vztahu ke škole.

Stanoveným pověřencem ZUŠ Otrokovice je Mgr. Světlana Sokolová, tel. 775 451 060, e-mail: poverenec@zusotr.cz

V prohlášení o ochraně osobních údajů (Souhlas se zpracováním  osobních údajů) je zákonný zástupce seznámen  :

• Jaké informace (osobní údaje) shromažďujeme, z jakého důvodu a na základě jakého právního titulu.
• Jak tyto informace využíváme.
• Po jakou dobu budeme s těmito informacemi nakládat.
• Jaká mají děti a jejich zákonní zástupci práva vůči správci osobních údajů.
• Kdo může do osobních údajů nahlížet (tzv. příjemci osobních údajů).

Správní řízení o přijetí k vzdělávání

Za účelem vedení správního řízení osobní údaje shromažďujeme po dobu, která je stanovena ve spisovém a skartačním plánu školy. V rámci správního řízení se zpracovávají pouze ty údaje, které jsou nezbytné pro vedení tohoto správního řízení.

Matrika žáků

Školský zákon ukládá všem školám povinnost, aby vedly určitou dokumentaci o své činnosti. Mezi povinnou dokumentaci patří i vedení tzv. evidence žáků nebo studentů. Jedná se o tzv. školní matriku, kde je nezbytné škole poskytnout požadované osobní údaje.

Zabezpečení osobních údajů

  Zaměstnanci školy jsou vázáni mlčenlivostí o skutečnostech, o nichž se dozvěděli při výkonu své práce. Osobní údaje jsou ukládány do uzamykatelných prostor, kam má přístup pouze omezený počet zaměstnanců školy. V případě uchovávání osobních údajů v digitálním prostředí jsou náležitě zabezpečeny, jak fyzicky (proti odcizení, nebo zničení), tak i programově (proti škodlivým softwarům, nastavením elektronického zabezpečení přístupu jen oprávněným osobám, nebo v neposlední řadě také využíváním bezpečných komunikačních kanálů). K osobním údajům mají v rámci organizace přístup jen ti zaměstnanci, kteří jsou oprávněni s osobními údaji nakládat. Zabezpečení údajů je průběžně kontrolováno a aktualizováno s ohledem na způsoby, jakými se s osobními údaji zachází.

V rámci zajišťování svých činností provádí Základní umělecká škola Otrokovice zpracování a správu osobních údajů zejména pro tyto účely:

Přijímání uchazečů k základnímu uměleckému vzdělávání a základní umělecké vzdělávání. Právním základem pro zpracování osobních údajů je podle čl. 6. odst. 1 písm. c) GDPR splnění právní povinnosti, která se na příspěvkovou organizaci vztahuje.

Osobní údaje nejsou předávány jiným osobám, pokud povinnost jejich předání orgánům, úřadům či institucím není příspěvkové organizaci uložena zvláštním právním předpisem. Osobní údaje jsou zpracovány pouze po nezbytnou dobu, která je individuální pro jednotlivé účely zpracování. Po uplynutí této doby jsou osobní údaje zlikvidovány, nebo jsou dále uchovány po dobu stanovenou platným spisovým a skartačním plánem, vydaným v souladu se zákonem č. 499/2004 o archivnictví a spisové  službě.

Máte právo:

• Požadovat umožnění přístupu k osobním údajům dítěte (žáka).
• Požadovat opravu nepřesných údajů (pokud se domníváte, že spravované osobní údaje jsou nepřesné v rámci ZUŠ Otrokovice).
• Požadovat vymazání osobních údajů dítěte nebo žáka (popřípadě požadovat omezení jejich zpracování).
• Podat stížnost u dozorového orgánu.

Vaše požadavky a připomínky budou vždy řádně posouzeny a vypořádány v souladu s příslušnými ustanoveními obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)

Svá práva vůči příspěvkové organizaci uplatňujte cestou pověřence pro ochranu osobních údajů.

Informace o pořizování fotografií, obrazových a zvukových záznamů ze školních akcí

Každá akce školy musí být řádně prezentována, tedy avizována na webových stránkách školy, kde bude jasně uvedena informace, že z každé takové akce bude pořízen zvukový nebo obrazový záznam či fotografie. Mezi takové akce školy lze zahrnout školní besídky, koncerty, výstavy a podobně. Informace o této skutečnosti musí být tedy uvedena na web. stránkách, nebo na pozvánce k dané akci školy. Tyto záznamy budou pořízeny za účelem prezentace činnosti školy.

Základní umělecká škola Otrokovice nenese odpovědnost za záznamy pořízené a zveřejněné jiným subjektem.